Kardex e inventarios: quién está obligado y cómo se valúa
El Registro de Inventario Permanente por tramos de ingresos (art. 35 Reglamento LIR): valorizado (PLE 13.1) sobre 1,500 UIT, unidades físicas (PLE 12.1) entre 500 y 1,500, solo inventario anual bajo 500; métodos de valuación del art. 62 LIR y su relación con la NIC 2.
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Qué es el kardex
El kardex es el registro permanente de existencias: por cada ítem, entradas, salidas y saldo (en unidades y/o valorizado). Sirve para costear la salida de mercadería, sustentar el costo de ventas ante SUNAT y detectar faltantes. Su versión formal tributaria es el Registro de Inventario Permanente, uno de los libros contables obligatorios.
Quién está obligado (art. 35 del Reglamento LIR)
El tramo se mide con los ingresos brutos anuales del ejercicio precedente, expresados en UIT del ejercicio en curso (UIT 2026 = S/ 5,500 — ver uit y cronogramas):
| Ingresos del ejercicio anterior | Obligación | Formato PLE |
|---|---|---|
| > 1,500 UIT (más de S/ 8.25 M) | Sistema de contabilidad de costos: Registro de Costos + Registro de Inventario Permanente Valorizado (norma de SUNAT exime del de unidades físicas a quien lleva el valorizado) | 13.1 |
| 500 a 1,500 UIT (S/ 2.75 M – 8.25 M) | Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas (solo cantidades, sin valorizar) | 12.1 |
| < 500 UIT | Sin registro permanente: basta inventario físico de existencias al cierre de cada ejercicio | — |
Notas prácticas:
- En los dos primeros tramos también deben practicarse inventarios físicos (la toma física contrasta el kardex contra la realidad del almacén).
- La obligación aplica a quien mantiene existencias físicas (conteo, medición, pesaje, almacenaje). Empresas de servicios puros sin inventarios tangibles no llevan estos registros aunque superen los tramos (criterio del Tribunal Fiscal, RTF 04289-8-2015).
- Los formatos electrónicos se presentan por el PLE; el 13.1 detalla entradas/salidas valorizadas por el método de valuación elegido.
Métodos de valuación admitidos (art. 62 LIR)
Se valúa al costo de adquisición o producción, aplicando uniformemente uno de estos métodos:
| Método | Idea |
|---|---|
| PEPS (FIFO) | Lo primero que entra es lo primero que sale; el saldo queda a costos recientes |
| Promedio (diario, mensual o anual; ponderado o móvil) | Cada salida al costo promedio vigente; el más usado en sistemas |
| Identificación específica | Cada unidad con su costo real (bienes únicos: vehículos, maquinaria) |
| Inventario al detalle o por menor | Retail: del precio de venta se descuenta el margen |
| Existencias básicas | Stock mínimo permanente valuado a precio normal (uso muy restringido) |
UEPS (LIFO) no está admitido ni por la LIR ni por la NIC 2. Cambiar de método requiere autorización de SUNAT y rige desde el ejercicio siguiente.
Relación con la NIC 2 y el costo
La NIC 2 manda medir existencias al menor entre costo y valor neto realizable y admite PEPS o promedio como fórmulas de costo. El kardex es la fuente del costo de ventas y alimenta al sistema de costos (elementos del costo): sin kardex consistente, el costo declarado es indefendible en fiscalización — SUNAT puede determinar renta sobre base presunta por diferencias de inventario.
Ejemplo: Ferretería Ancash S.R.L. facturó S/ 3.9 M en 2025 (≈ 709 UIT 2026) → en 2026 lleva el 12.1 (unidades físicas). Si supera S/ 8.25 M, al año siguiente migra a Registro de Costos + 13.1 valorizado.